Motioner som ni vill att föreningsstämman i januari ska behandla ska vara styrelsen tillhanda senast den 1 december. Enklast är att ni skickar in motionen via epost till styrelsen@vastramariedal.se. Beskriv det som ni vill ska tas upp på stämman och hur ni har tänkte er att det ska genomföras (målet med åtgärden). Ange kontaktuppgifter för att vi i styrelsen ska kunna återkomma om det finns frågetecken när vi bereder ärendet till stämman.
Eftersom det verkar finnas lite oklarheter om hur en samfällighetsförening fungerar så passar vi på att beskriva detta så enkelt som möjligt.
När en samfällighetsförening bildas finns det två val som avgör hur föreningen ska ledas. Den första varianten kallas för” Delägarförvaltning”. Den innebär att det inte finns någon särskild organisation som förvaltar samfälligheten utan alla delägarna (142 st i vårt fall) ska vara delaktiga och överens om alla beslut och åtgärder som föreningen genomför. Den andra varianten är ”Föreningsförvaltning” där delägarna har bildat en samfällighetsförening för att ta hand om förvaltningen. Vår samfällighet har alltså föreningsförvaltning då det skulle bli för svårt om alla 142 delägarna ska var med och besluta om alla frågor och dessutom vara överens om förvaltningen (räcker ej med majoritetsbeslut).
Samfällighetsföreningen har till ändamål att förvalta den gemensamma anläggningen (anläggningsbeslutet talar om vad som ingår i anläggningen). Samtliga fastighetsägare i området är obligatoriskt och tvingande med i samfällighetsföreningen.
Samfällighetsföreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman. Där fattas beslut som rör budget, avgifter, styrelse och revisorer men även stora beslut kan tas upp på stämman. Ordinarie föreningsstämma ska hållas årligen under januari månad. Detta finns reglerat i samfällighetsföreningens stadgar. Där framgår att kallelse till stämma ska vara delägarna tillhanda senast 14 dagar innan stämman och vilka dokument som ska tillhandahållas.
Styrelsen är föreningens verkställande ledning och är utsedd av föreningsstämman att förvalta samfälligheten utifrån gemensamhetsanläggningen, föreningens stadgar och det som föreningsstämman beslutar om. Styrelsen (och föreningen) ska följa lagen om förvaltning av samfälligheter (SFS nr 1973:1150) och andra lagar som påverkar föreningen. Styrelsen kan inte fullfölja ett beslut som stämman fattat om det strider mot lagar och regler.
Ordförande för styrelsen väljs på ett år i taget direkt av föreningsstämman. Övriga ledamöter och suppleanter väljs på två år av stämman. Styrelsen konstituerar sig själv och väljer vilka uppgifter ledamöterna ska ha under året. Revisorerna och revisorssuppleanterna väljs på ett år av föreningsstämman. De har till uppgift att granska hela förvaltningen av samfällighetsföreningen inkluderat styrelsens arbete under räkenskapsåret. De granskar räkenskaperna och styrelseprotokoll och lämnar ett utlåtande till föreningsstämman om de anser att styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet eller ej.
Delägarna har möjlighet att påverka dagordningen på föreningsstämman genom att lämna in motioner till styrelsen. Det är viktigt att motionerna lämnas in på utsatt tid (1 december) för att de ska kunna beredas och finnas med i kallelsen till föreningsstämman. OBS! Alla ärenden som beslutas om på föreningsstämman måste finnas med i kallelsen för att stämman ska kunna besluta i ärendet. Undantaget är om alla 142 delägarfastigheterna finns representerade på mötet. Om man inte kan närvara på mötet kan man lämna en fullmakt till någon som kommer att vara närvarande (använd blankett på webbsida). Man kan bara vara ombud för en (1) annan delägare.
En extra föreningsstämma kan hållas på initiativ av styrelsen, revisorerna samt om minst en femtedel av delägarna begär detta. I vårt fall krävs det att 29 delägarfastigheter är överens och till styrelsen skickar in de ärenden som man vill ska behandlas på extra stämman. Det måste vara spårbart vilka som lämnar in önskemålet. Styrelsen har därefter en vecka på sig att skicka ut en kallelse. Tidigast två veckor efter att kallelsen är utskickad kan extra stämman hållas på tid och plats som styrelsen beslutar om.
För att underlätta för föreningsstämman att utse förtroendevalda (till styrelseordförande, styrelseledamöter och suppleanter och till revisorer och revisorssuppleanter) så har föreningen en valberedning som lämnar förslag på lämpliga kandidater. Har man önskemål om att engagera sig och ingå i styrelsen så tas kontakt direkt med valberedningen (kontaktuppgifter på webbsidan).
När det gäller ansvarsfrihet för styrelsen är det på föreningens ordinarie föreningsstämmor som föreningen beslutar om att bevilja ansvarsfrihet eller vägra ansvarsfrihet för styrelsen. Ansvarsfriheten gäller bara under det aktuella räkenskapsåret. För att det inte ska uppfattas som jäv och de deltagande styrelseledamöter röstar om ansvarsfrihet ställs frågan istället om det är någon i församlingen som vägrar ansvarsfrihet för styrelsen. Är det ingen som yttrar sig har stämman fastslagit att styrelsen har ansvarsfrihet. Framförs det åsikter om att vägra ansvarsfrihet krävs det att en majoritet av de närvarande röstberättigande på stämman eller att minst en tiondel av samtliga röstberättigade i föreningen (15 st) röstar för att vägra ansvarsfrihet. Styrelsen ställer då sina platser tillförfogande och val av ny styrelse sker.
Det var lite kortfattat om hur det är att bo inom en samfällighet och förhålla sig till de demokratiska regler och lagar som styr hur förvaltningen av våra gemensamma åtaganden ska ske. Vill ni vara med och påverka hur samfälligheten utvecklas så var delaktiga på föreningsstämmorna framöver!
/ Styrelsen för Västra Mariedals Samfällighetsförening